Tue Gutes und sprich darüber – die Checkliste
Bespricht oder auditiert man einen wichtigen, aber eher selten auszuführenden Handlungsablauf und fragt nach einer entsprechenden Checkliste, bekommt man häufig zu hören: „Die brauchen wir nicht – wir sind Spezialisten und wissen, wie man das machen muss!“
Richtig! Denn „WIE“ eine Tätigkeit auszuführen ist, gehört tatsächlich nicht auf eine Checkliste. Und wenn es zum Beispiel um einen Not- oder Krisenfall geht, muss man sofort handeln können. Es fehlt die Zeit, zuerst die Anweisung für die auszuführende Tätigkeit auf der Checkliste zu lesen. Hier ist ein sofortiges, sicheres und schnelles Erledigen der notwendigen Handgriffe gefragt – ein selbständig ablaufender Automatismus. Dazu braucht es eine entsprechende Ausbildung – keine Checkliste. Denn komplexe oder parallel ablaufende Tätigkeiten vollständig zu beschreiben, gelingt nicht in wenigen Worten. Im Rahmen der Ausbildung kann aber eine Checkliste nützlich sein, damit kein für die spätere Anwendung relevantes Thema vergessen wird.
Bilder – oder wenn eine Checkliste digital genutzt wird auch kurze Videos – helfen, die notwendigen Arbeitsschritte zu verstehen und korrekt zu erledigen. Bilder und Videos können oft schneller aufgenommen und verarbeitet werden als geschriebener Text und sie sind besonders beim Einsatz fremdsprachiger Mitarbeitender von Vorteil. Mit einer Visualisierung können auch komplexe Tätigkeiten einfach dargestellt werden und die Grenze zwischen Arbeitsanweisung und Checkliste wird fliessend.
Der grosse Nutzen einer Checkliste liegt am Festhalten, „WAS“ (alles) in einer bestimmten Situation gemacht werden muss. Es geht dabei oft darum sicherzustellen, dass alle notwendigen Schritte beachtet werden: z.B. alle Checkpunkte, um die Ausweitung eines entstandenen Schadens einzugrenzen, oder alle Vorbereitungsarbeiten für eine Veranstaltung oder alle wichtigen Prüfpunkte für einen Kontrollrundgang.
Der Einsatz einer Checkliste ist sinnvoll:
- wenn sich der Handlungsablauf über eine längere Zeit hinzieht und nicht mehr sicher ist, was bereits erledigt wurde oder noch offen ist
- wenn verschiedene Personen einzelne Teilschritte am ganzen Arbeitsvorgang leisten und die Gesamtübersicht gewahrt sein muss
- wenn Arbeiten nicht immer chronologisch nacheinander ablaufen
- wenn es wichtig ist, dass von den Mitarbeitenden notierte Bemerkungen und Hinweise bei einem später folgenden Arbeitsschritt beachtet werden
- wenn Mitarbeitende in einer Stresssituation Gefahr laufen, einzelne Arbeitsschritte zu vergessen
- wenn es einen Nachweis über die ausgeführten Arbeiten braucht (zum Beispiel durchgeführte Messungen mit Prüfresultat)
Wer eine Checkliste für andere Mitarbeitende erstellt, sollte folgende Fragen beachten:
- Braucht es für diesen Handlungsablauf überhaupt eine Checkliste? Nützt sie den Mitarbeitenden?
- Sind die aufgeführten Tätigkeiten knapp, eindeutig und verständlich formuliert?
- Macht der Detailierungsgrad der beschriebenen Arbeitsschritte Sinn?
- Ist es für die Mitarbeitenden einfacher, die Checkliste physisch oder digital auszufüllen?
- Besteht die Möglichkeit, die Checkliste für komplexe Tätigkeiten mit Bildern oder sogar mit Videos zu ergänzen, wenn sie digital benutzt wird?
- Wie können Nachweise auf der Checkliste zur Weiterbearbeitung in den Prozess einfliessen?
- Muss die Checkliste mit weiteren Nachweisen wie Datum und Unterschrift versehen werden, wenn sie eine Nachweispflicht erfüllen soll?
Checklisten sind ein einfaches und bewährtes Hilfsmittel. Sinnvoll eingesetzt und gut gestaltet, arbeiten die Mitarbeitenden gerne mit ihnen, da sie helfen, eine Arbeit effizient und vollständig zu erledigen. Gute Beispiele finden sich auf der Webseite der Suva für die Bearbeitung von verschiedenen Sicherheitsthemen www.suva.ch/gefahrenermittlung. Direkt zur Checkliste der Checklisten
Was kann dem Autor, der Autorin einer Checkliste schöneres geschehen, als wenn die Mitarbeiterin im Audit antwortet: „Für das gibt es eine Checkliste. Da hatten wir noch nie ein Problem!“ und flugs im Computer die entsprechende Checkliste öffnet oder sie aus der Schublade zieht.
