Verbesserungen – a never ending story!

Die kontinuierliche Verbesserung ist eine Grundhaltung (Teil der Unternehmenskultur), mit welcher offensichtliches oder noch unbekanntes Verbesserungspotenzial in den Verfahren, den Produkten und Dienstleistungen erkannt und umgesetzt werden soll. Dabei spielt es keine Rolle, wer den Anstoss zu einer Verbesserungsidee liefert. Es macht Sinn, zwischen einem grossen und kleinen Regelkreis zu unterscheiden: Die Anwendung auf Ebene des Unternehmens (gross) wird durch das Führungsteam vorangetrieben, der kleine Verbesserungs-Regelkreis auf Ebene von Team und Mitarbeitenden.

Für das Erkennen und die Umsetzung von Verbesserungspotenzial besteht ein systematischer Ansatz: der Kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP). Wie intensiv die einzelnen Schritte im Prozess zu bearbeiten sind, hängt von der Ausgangslage und dem angestrebten Zielzustand ab:

1. Ist-Situation beschreiben: Erkennen von Abweichungen zwischen der gewünschten und der vorhandenen Situation. Inputs liefern alltägliche Situationen im Unternehmen: tägliches Ärgernis, Audit, gefährliche Situation, Wartezeiten, usw.
2. Ist Analyse/Ursachen erkennen: Daten, Fakten und Zahlen sammeln, d.h. Das Ausmass der -Abweichung fassbar machen und die Ursachen dafür erkennen. Die Analyse ist Basis für die Planung der Massnahmen und die Erfolgskontrolle.
3. Ziele formulieren: SMART-Regel bei der Formulierung beachten und die -Erkenntnisse der Ist-Analyse berücksichtigen (attraktive, realistische Ziele).
4. Lösungen ausarbeiten und Massnahmen planen: Verschiedene Lösungswege ausarbeiten. Die Varianten miteinander vergleichen und sich für eine entscheiden. Die Massnahmen zur Lösung ausarbeiten. Die notwendigen Mittel freigeben.
5. Massnahmen durchführen: Geplante Massnahmen und Stand der Arbeiten mit einem Massnahmenplan dokumentieren. Aufwand/Kosten im Auge behalten.
6. Zielerreichung prüfen: Sind die formulierten Ziele erreicht? Gibt es einen Gap? Ist bei der Umsetzung weitergehendes Verbesserungspotenzial entdeckt worden?
7. Verbesserung weiterführen: Weitere Massnahmen planen und umsetzen, damit das Ziel erreicht wird oder weiteres Verbesserungspotenzial realisiert werden kann. Lernen: Gibt es Situationen, die dieser ähnlich sind: sollten sie auch verbessert werden? Was lief bei dieser Verbesserung gut, wann gab es Probleme? Was machen wir wieder so – was ändern wir das nächste Mal?

Tipp: Ein Ziel im Team zusammen zu formulieren, schafft ein Gefühl der Gemeinsamkeit und motiviert für die Knochenarbeit in der Massnahmenumsetzung.

Beim KVP gibt es ein paar Stolpersteine zu beachten (àRezepte dagegen):

• Es gibt keinen schnellen Erfolg im grossen Stil. àGeduld und Ausdauer zeigen.
• Die Dokumentation/die Bewilligung der benötigten Mittel verlangt von den Mitarbeitenden oft einen ungewohnten Schreibaufwand. à Haltung: Den Prozess so einfach wie möglich führen und falls notwendig immer durch das Führungsteam unterstützen.
• Die Bewilligung für die Umsetzung liegt nicht (nahe) bei den Mitarbeitenden. àIdeen im Team besprechen und die Umsetzung zusammen mit dem Vorgesetzten gleich während der Besprechung entscheiden
• Eine Verbesserung ist nicht immer finanziell messbar. àAuch Arbeitssicherheit, Gesundheitsschutz, Umweltauswirkung oder Kundennutzen berücksichtigen

Aus dem Schritt «Lernen» entstehen oft weitere Verbesserungen: e never ending story!

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