Videokonferenzen und ihre Grenzen – wie damit umgehen?

Massnahmen zur Eindämmung der Corona-Pandemie veränderten in kurzer Zeit einige unserer Arbeitsformen.

Das Arbeiten im Heimbüro hat für viele Menschen eine neue Situation geschaffen – und veränderte Arbeitsformen sind immer aus Sicht Gesundheitsschutz zu betrachten, z.B. Ergonomie, Arbeitsorganisation oder Arbeitsmittel.

Videokonferenzen haben einen enormen Aufschwung erfahren, halfen sie doch, den Kontakt im Team oder zu Kunden und Partnern aufrechtzuerhalten. Sie waren schon bisher im «normalen» Alltag nützlich, um Reisezeit und -kosten sowie Luftemissionen zu sparen.
 

Doch bringen Videokonferenzen uns an unsere Grenzen. Unsere jahrtausendealte Art der Wahrnehmung und Verarbeitung von verbalen und non-verbalen Signalen kann schon durch minimalste Zeitverzögerung bei der Übertragung zu spürbaren Einschränkungen führen. Das ermüdet und kann Missverständnisse verursachen.
 

Die non-verbale Kommunikation ist erschwert, da Mimik und Gestik nicht gleich wahrgenommen werden können wie in der persönlichen Begegnung. Online-Besprechungen verbleiben oft oberflächlicher und unverbindlicher als erwünscht.

Durch die sequenzielle Gesprächsführung ist die Spontanität eingeschränkt. Damit bleibt oft der zündende Funke zum Geistesblitz auf der gemeinsamen Suche nach Lösungen aus.

Online-Sitzungen können deshalb bei Beteiligten zu Unzufriedenheit oder Enttäuschung führen.
 

Nach Hunderten Stunden Videokonferenzen empfehlen wir: 

• Online-Sitzungen frühzeitig ansagen, inkl. Traktandenliste
• Sitzungsdauer: möglichst kurz. Besser mehrere Sitzungen als ein Marathon
• Pausen fest einplanen und einhalten
   

Für die Sitzungsleitung:

• Leitungsfunktion und Moderation aktiv und aufmerksam wahrnehmen
• In der Sitzung mit Traktandenliste arbeiten, d.h. fokussieren. Ziel der Sitzung zu Beginn besprechen
• Für Zusatzthemen einen Themenspeicher führen, dazu separate Sitzung vereinbaren
• Die Beteiligten direkt ansprechen, aktiv von jeder Person ihre Meinung und ihr Einverständnis oder ihre Einwände abholen
• Ergebnisse mehr als sonst wiederholen und festhalten, Feedback bzw. Einverständnis dazu ausdrücklich abholen
• Wertschätzung und Dank für Beiträge aussprechen, für offenen Austausch sorgen, Spass und gemeinsames Lachen ermöglichen
   

Für Teilnehmende:

• 100% an Online-Sitzung teilnehmen, keine Aktivitäten nebenbei, keine Mails lesen und bearbeiten. Die anderen Teilnehmenden spüren, ob Aufmerksamkeit vorhanden ist oder nicht. Fehlende Aufmerksamkeit kann als fehlende Wertschätzung empfunden werden und das gemeinsame Ziel der Besprechung gefährden
• Sich einbringen und klar äussern. Dabei auf wichtige Aussagen fokussieren
• Dokumente so vorbereiten, dass sie schnell gezeigt werden können
• Wenn möglich und sinnvoll, Fragen oder Anliegen innerhalb des Teilnehmerkreises via Chatfunktion austauschen bzw. Inputs anmelden
• Wenn sinnvoll, vor (oder nach) der Sitzung mit einzelnen Personen Kontakt aufnehmen und Themen z.B. so für die Diskussion aufbereiten
   

Forschungsergebnisse zu Videokonferenzen sind übersichtlich zusammengestellt in der Netzwoche:
https://www.netzwoche.ch/news/2020-05-03/warum-das-gehirn-videokonferenzen-nicht-mag?xing_share=news